UX Design und Digital Collaboration Tools
Von Yvonne Bosshard, August 24, 2023
Am 17.09. lag der Fokus im CAS New Work auf der Dimension «Tools». Wobei sich das Thema kaum von der Dimension «People» trennen lässt, wenn es darum geht, Tools richtig und effektiv für die digitale Zusammenarbeit einzusetzen.
Wir haben einen Experten (Andreas von Gunten) und eine Expertin (Liz Immer) für digitale Tools kennengelernt, die uns Tipps zur Herangehens- und Denkweise wie auch ganz konkrete Tools vorgestellt haben, um gewinnbringend und zufriedenstellend digital zu kollaborieren.
Quelle: HWZ
Herangehensweisen und Denkansätze
Es gibt heute bereits eine unglaublich grosse Anzahl an digitalen Kollaborationstools. Andreas meinte dazu, wir müssten auch die Hoffnung verlassen, dass es wieder einfacher würde, das heisst dass es eine Konsolidierung geben wird in der Vielfalt. Viel eher müssten wir uns daran gewöhnen, laufend neue Tools auszuprobieren und zu nutzen.
Liz ist Verhaltensökonomin und erklärte uns, wie wichtig es ist, menschliches Verhalten zu verstehen, um digitale Kollaborationstools richtig einzusetzen. Basierend auf der Theorie von Kahneman ist folgende Erkenntnis fundamental, um das gewünschte Verhalten von Menschen zu bewirken:
Menschliches Verhalten wird immer durch empfundene Kosten und Nutzen definiert.
«Empfunden» ist dabei wichtig, denn der Mensch ist nicht ein (rein) rational entscheidendes Wesen. Und Kosten und Nutzen sind auch nicht nur monetär zu betrachten. Eine mindestens so wichtige Rolle spielen dabei die psychologischen und sozialen Komponenten. Der Nutzen, im Sinne von Zweck, muss klar sein, und er ist wichtiger, als die User Experience an einzelnen «Features» aufzuhängen.
Daraus abgeleitet, diese Message haben uns Liz wie Andreas vermittelt: Es ist eher sekundär, welche Tools wir nutzen, viel wichtiger ist es, dass die User verstehen, weshalb und wie die Tools genutzt werden.
Eine Auswahl der vorgestellten Tools und wie man sie zielgerichtet einsetzen kann
Andreas unterscheidet zwischen drei Stufen der digitalen Kollaboration:
- Klassische asynchrone und synchrone digitale Kollaboration
- Fortgeschrittene asynchrone und synchrone digitale Kollaboration
- Integrierte digitale Kollaboration
In der ersten Stufe startete Andreas mit dem E-Mail. Ich fand es spannend, dass er mit dieser – uns allen so wohl bekannten – Form von digitaler Kommunikation startete. Denn sie ist immer noch weit verbreitet und hat den Vorteil, dass «es mit allen funktioniert». Nachteil ist, dass E-Mails immer «ausserhalb des Arbeitskontextes» sind, weshalb E-Mails im Idealfall nur zur Initialisierung einer Zusammenarbeit genutzt werden sollten. Ein weiteres Thema in dieser ersten Stufe ist die Terminfindung, welche oft ein grosser Zeitfresser ist. Um Terminfindungstools wie Doodle effektiv zu nutzen, sollten sie mit Kalender verknüpft werden. Empfehlenswerter aber als Doodle findet Andreas Calendly, welches er auf seiner Website selbst auch nutzt. In Calendly können sämtliche Kalender synchronisiert werden und Zeitabschnitte festgelegt werden, in welchen man für Meetings verfügbar sein möchte.
In der zweiten Stufe stellte Andreas Tools für Video Messaging und Collaborative Creating vor. Aus der Sicht von Andreas kann asynchrone Videokommunikation extrem effektiv sein. Viele beklagen heute den Fakt, dass sie im Arbeitsalltag viel zu viel in Meetings sitzen. Asynchrone Videokommunikation kann beispielsweise eine Alternative zu Infomeetings sein oder um Erklärvideos zu erstellen. Liz stellte hierfür das Tool Loom vor. Dieses kurze Video zeigt, wie das Tool funktioniert
Im Bereich Collaborative Creating gibt es laut Andreas eine «neue Generation von Excel», welche hilft, die Zusammenarbeit zu organisieren. Es handelt sich um «no-code-tools», das heisst sie können relativ einfach – ohne Entwicklungsaufwand – an die eigenen Bedürfnisse angepasst werden. Zu diesen Tools gehören Airtable, monday.com, ClickUp, asana und Notion. Liz hat uns aus dieser Stufe einige Tools für virtuelle Meetings und Workshops vorgestellt, unter anderem Zoom, Miro, Figma und butter.us. Insbesondere das letztgenannte Tool empfiehlt sie für Workshops, auch weil es mit Miro verknüpft werden kann. Auch hier gilt für Liz aber: Die Wahl des Tools ist eher zweitrangig – jedes hat seine Vor- und Nachteile. Mindestens so zentral ist die gute Nutzung. Dazu gehören Grundsätze wie eine gute Vorbereitung, ein Check-in oder Warm-up einbauen, abwechslungsreiche Moderation und Meetings möglichst kurzhalten.
In der der dritten Stufe, der integrierten digitalen Kollaboration, stellte Andreas unter anderem die Telepräsenz-Roboter und Virtual Reality Tools vor. Ein Anwendungsfall für Telepräsenzroboter ist beispielsweise die Teilnahme einer erkrankten Schülerin am physisch stattfindenden Unterricht.
Quelle: Eigene Aufnahme
Unter den VR-Tools steht die VR-Brille an vorderster Front, wobei diese Technologie noch sehr jung ist. Andreas empfahl uns dennoch, eine solche Brille zu kaufen und einfach einmal zu testen. Diese sind aber noch relativ teuer. Cooler Tipp: Mieten (beispielsweise bei yuno).
Und noch ein abschliessender Tipp von Liz: Physische Zusammenarbeit und das Haptische bleibt gleichermassen wichtig. Und egal ob physisch oder virtuell: «acts of kindness» einbauen – physisch kann dies ein Schöggeli sein, virtuell eine Runde für positives Feedback.
Dieser Fachbeitrag wurde im Rahmen eines Leistungsnachweises für das CAS New Work verfasst und wurde redaktionell aufgearbeitet.