Datenstrategie: Die Nutzung der Daten in Wirtschaft und Rechtsabteilungen
November 3, 2021
Folgender Blogbeitrag wurde von Stefan Stulz im Rahmen eines Leistungsnachweises des CAS Legal Tech verfasst und enthält subjektive Färbungen. Bewertet wurde der Beitrag von Studiengangleiter Ioannis Martinis und redigiert von der Redaktion des Institute for Digital Business.
Ausgangslage: Rasant steigende Datenmenge erfordert Datenstrategie
Eine durchdachte Datenstrategie ist heute unerlässlich. Dies veranschaulicht der heutige Vortrag von Alexander Schmid anlässlich des CAS Legal Tech.
Die globale Datenmenge steigt rasant an. Sie wird gemäss einer Prognose von IDC aus dem Jahr 2018 im Jahr 2025 ca. 175 Zetabytes betragen. Gespeichert auf gestapelten DVDs würde dieser Turm 23 Mal zum Mond reichen (IDV Whitepaper 2018, S. 7).
Von Wirtschaftsdaten zur Datenwirtschaft
Vor 30 Jahren ging Herr Meier zweimal im Jahr von Haus zu Haus, um die Daten auf den Stromzählern manuell zu erfassen. Heute erhalten die Elektrizitätswerke mittels verlinkten Sensoren die Verbrauchsdaten im Viertelstundentakt. Die Analyse der so erhaltenen, anonymisierten Daten ermöglicht u.a. Vorhersagen, verbesserte Wartungen und datenbasierte Investitionsentscheide. Diese Datenbewirtschaftung von Wirtschaftsdaten wird heute möglich durch:
- erhöhte Speicher- und Rechenkapazität: Cloud-Anbieter ermöglichen Skalierbarkeit der benötigten Speicher- und Rechenleistung.
- Datenverfügbarkeit: Datenmessende Sensoren kommunizieren miteinander; Interoperabilität der Formate ermöglicht Datenanalysen.
- Pattern Recognition, Machine Learning, KI: Durch Big Data lassen sich auf KI-basierte Algorithmen trainieren. Lernende Systeme erkennen mittels Pattern Recognition und Machine Learning-Verfahren bisher verborgene Muster.
Praxisbeispiele:
Ein Hersteller von Schiffsmotoren, kann durch Analyse der gelieferten Daten (Tourenzahl, Schmierstoffstand etc.) Erkenntnisse für die Wartungszyklen ableiten. So kann er Kosten und Zeit sparen.
Die Software LimeFlight bezieht für die Planung von sog. Inflight-Logistic-Prozessen alle beteiligten Stakeholder mit ein (Produzent, Lieferant, Crew etc.). Durch die SaaS-Lösung werden die Daten einheitlich erfassten. Dies ermöglicht gezielte Auswertungen und führt im Rahmen der Planungsarbeiten zu optimierten Abläufen und Einsparungen.
Soweit so gut – gibt es (juristische) Probleme?
Bei der Datenbewirtschaftung stellen sich auch juristische Fragen. Wem gehören die gesammelten Daten? Wer darf was mit den Daten anstellen? Einerseits sind Daten mangels physischem Element gemäss heutiger Rechtsauffassung keine Sache im Sinne des Sachenrechts. Folglich geniessen sie keinen erga omnes Eigentumsschutz. Andererseits fällt ein urheberrechtlicher Schutz in der Regel mangels eines “Schöpfers” weg. Weitere Rechtsbehelfe aus dem Strafrecht (Art. 162 StGB), dem UWG oder OR (Auftrag, Arbeitsrecht) stellen zwar Abwehrrechte dar. Sie sind jedoch bei der Durchsetzung auslegungs- und interpretationsbedürftig und folglich risikobehaftet.
Lösung in der Praxis
Die Praxis löst die Probleme durch entsprechende Regelungen in den Verträgen. Dabei spielen Überlegungen im Rahmen der Datenstrategie eine wichtige Rolle, insbesondere auch zur Ausgestaltung der Vertragsklauseln. Folglich regelt der Vertrag Fragen wie: Was ist der Zweck der Datenerhebung? Welche Daten sind in welcher Granularität nötig? Wie können Kunden- oder Betroffenenrechte berücksichtigt werden, ohne die Datennutzung einzuschränken? Inwiefern dürfen die Daten für eigene Zwecke bearbeitet oder weitergegeben werden?
Optimale Datennutzung in der Kanzlei erfordert Datenstrategie
Softwarelösung
Aufgrund der zunehmenden Datenflut, spielt die effiziente Datenbewirtschaftung auch in den Kanzleien und Rechtsabteilungen eine zentrale Rolle. Erst ein schneller, ortsunabhängiger und gemeinsamer Zugriff auf Mandatsdaten sowie auf internes Know-How ermöglichen effizientes Arbeiten. Dank umfangreichen Vorlagen und einer funktionierenden Suchfunktion muss das Rad nicht stets neu erfunden werden. Doch vorab sind auch hier Überlegungen im Rahmen der Datenstrategie zu stellen. Denn diese haben einen Einfluss auf die Organisation und Software-Lösung. Fragen wie
- Welche Art von Daten haben und bearbeiten wir?
- Wer muss von wo wie auf welche Daten zugreifen können?
- Welche Prozesse stellen ein optimales Funktionieren sicher? sind zu vorab zu klären.
Als mögliche Lösung stellt Alexander Schmid das Produkt Microsoft SharePoint vor. Als Kollaborationsplattform deckt die Webanwendung Gebiete ab wie Content- und Dokumentenmanagement, Soziale Netzwerke und Intranet-Portale. Die Daten befinden sich am gleichen Ort. Damit verläuft die Suche über eine Suchmaske und über alle Arten von Inhalten. Weitere angenehme Vorteile sind das gleichzeitige Arbeiten an Dokumenten und der ortsunabhängige Systemzugriff. Schliesslich gilt es als weiteren Vorzug die Plattformunabhängigkeit zu nennen.
Aktivitätsdaten
Auch die Analyse der Aktivitätsdaten liefert nützliche Erkenntnisse. Dadurch kann z.B. eruiert werden, wer wieviel arbeitet oder wer auf welchem Mandat wieviel Umsatz generiert. Noch interessanter wäre ein Benchmarking der Umsätze aufgrund des Mandatstyps oder der Klientenart. Dadurch wird ersichtlich, ob die Kanzlei in ihrem Kernbereich überhaupt Geld verdient und wer ihre (grossen) Kunden sind. Schliesslich mögen die Erkenntnisse auch wichtige Inputs für ein gezieltes Kanzleimarketing liefern. Die Analysemöglichkeiten sind mannigfaltig, “the sky is the limit”.
Fazit
Die Antwort liegt oft in der Masse der Daten verborgen. Eine durchdachte Datenstrategie bringt Ordnung und ermöglicht eine optimale Nutzung sowie Auswertung der Daten. Resultate und Ziele werden so erreicht – may the strategy be with you!