Revolution im Daten- und Dokumentenmanagement
Dezember 18, 2017
Sind DMS Pioniere im Real Estate die ersten Unicorn PropTechs?
Oder wie aus toten Dokumenten lebendige Juwelen werden
Die geniale Vorlesung über Daten- und Dokumentenmanagement mit Maurice Grassau, Co-Gründer und CEO des PropTech Startups Architrave aus Berlin.
Aus dem Unterricht des CAS Digital Real Estate vom 25.11.2017 berichtet Jürg Kränzlin (lic. oec. HSG, CFO Credit Suisse Global Real Estate).
Von der Handarbeit zum Fliessband und
… was kann ein PropTech meinem Unternehmen bieten?
Mit Maurice Grassau, einem leidenschaftlichen und hochintelligenten Unternehmer der Digital Real Estate 3.0 Generation erlebten wir einen spannenden Einblick in seine Pionierarbeit mit folgenden Schwerpunkten:
- Was versteht man unter digitalem Dokumentenmanagement (DMS) mit künstlicher Intelligenz?
- PropTech oder die Digitalisierung der Immobilienwirtschaft
Pain Points im Immobilien Asset Management
Im Immobilien-Assetmanagement erhält jeder Mitarbeiter im Schnitt täglich 127 neue Dokumente! Diese müssen sortiert, katalogisiert und geschickt abgelegt werden. Die Dokumentenflut ist gross und diese Arbeit unbeliebt.
“Die beliebteste DMS-Lösung heisst heute immer noch MS Outlook ! “
Dies ist jedoch mit grossen Daten- und Dokumentenmengen nicht zeitgemäss und führt meist zu einem Chaos im Unternehmen. Die Lösungsvorschläge reichen von Outsourcing (Grassau: “=den Schmerz weitergeben”) bis zu mehr oder weniger praktikablen Tipps und Regeln.
Architrave hat diesen Schmerz identifiziert und dazu zeitgemässe Lösungen entwickelt. Kernstück der technischen Umsetzung sind folgende Elemente:
- mit einer einheitlichen Plattform Standards schaffen
- eine Software-Technologie die modular, schnell, mobil und offen ist
- eine Cockpit- / Dashboard-Lösung, die als zentrales Fenster zu den Daten und Dokumenten fungiert
- mit Information Extraktion und künstlicher Intelligenz die Dokumente “digitalisieren”
Da heute niemand weiss, wie die IT-Lösungen in 5-15 Jahren aussehen, muss eine erfolgreiche Plattform gut mit der Umgebung kommunizieren können, damit wird ein digitales Ökosystem aufgebaut:
Quelle: Grassau, Vorlesungsskript, S. 15
Mit Hilfe der API (Application Programming Interface) lassen sich verschiedene Applikationen über eine Programmierschnittstelle an unsere Datenbank verbinden. Mit dieser Technologie gelingt es, die Dokumente/digitalen Daten zu zentralisieren.
Damit ist es z.B. möglich, den digitalisierten Mietvertrag aus der DMS-Applikation mit den im SAP des Bewirtschafters vorhandenen Mieterspiegeldaten abzugleichen. Der Gewinn ist immens!
In Architrave wird für jedes Immobilien-Asset ein “digitaler Avatar”, auch digitaler Twin genannt, angelegt. Darin sind nach einer standardisierten Klassierung alle Dokumente digital angelegt.
DMS und Information Extraktion mit Künstlicher Intelligenz (KI)
Der Datenschatz ist gehoben! Dank Real Estate 3.0
Quelle: Grassau, S. 37
Obwohl noch nicht alles funktioniert, ist vieles schon heute zur Realität geworden. Viel Massenarbeit und ungeliebte Fleissarbeit kann im Dokumentenmanagement vom Menschen an die Maschine übertragen werden. Die Maschine arbeitet zuverlässig und schnell nach eintrainierten Mustern.
- Dabei ist die Fehlerquote gemäss Aussagen von M. Grassau schon bei niedrigen 10-15% angelangt.
- Die Architrave Maschine kann heute bereits 230 verschiedene Kategorisierungen machen.
- Jede Dokumentenklasse benötigt einen eigenen machine learning Algorithmus.
- Das Rechnerintensivste ist das extrahieren des Textes. Während früher 5’000 Seiten je Tag verarbeitet wurden, schaffen heute die leistungsfähigsten Maschinen und Programme dieselbe Seitenzahl in 7 Minuten!
PropTechs – die Disruptiven in der Immobilienwirtschaft
Nun verlassen wir das DMS und wenden uns den PropTech Startups zu.
PropTech umschreibt Unternehmen die in der digitalen Transformation mit property technology tätig sind.
Wie/Wann startet man ein PropTech?
Die Produktidee muss mindestens eine Lösung in einem der 10 disruptiven Technologie-Trends anbieten:
Quelle: Grassau, S. 41
Und der Markt muss dafür bereit sein, die Leistung zu bezahlen und dies idealerweise wiederkehrend (“Stammkunden”).
Quelle: Grassau, S. 41
Dies ist gemäss Grassau leichter gesagt als getan. Es scheitern sehr viele startups an den obigen 2 Erfolgsfaktoren:
- Es besteht kein ausreichendes Marktbedürfnis
- Die Startups generieren zu wenig Einnahmen und geraten in die Liquiditätsfalle
Für Architrave stehen alle Erfolgsfaktoren auf “grün”:
- Das Unternehmen wächst konstant,
- hat ein gut harmonisierendes Management-Team,
- gewinnt stetig Neukunden,
- kann seine wachsenden Kosten durch den erzielten Umsatz und durch eine wachsende Zahl von Kapitalgebern finanzieren.
Charakteristisch für Startups ist der Umstand, dass der erzielte Umsatz sofort in “mehr Beine” investiert wird, d.h. Wachstum ist ein wichtiger Erfolgsfaktor. Ausserdem ist “Glaube, Liebe und Hoffnung” ein wesentlicher Antrieb zum Erfolg
Neue Erfolgspotenziale
Die Verbindung durch Kooperation zwischen den jungen PropTech mit klugen Köpfen und guten (disruptiven) Ideen und der “alten” Immobilienwelt mit grossem Know How und dem Feldlabor fürs Ausprobieren schafft die neuen Erfolgspotenziale für die Immobilienbranche. Davon bin ich nach diesem Nachmittag noch mehr überzeugt!